Workshop-Rückblick: Kassenbuch und Finanzen – Wie haben Vereine ihre Einnahmen und Ausgaben besser im Griff?
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Am 20.02.2025 fand in Zusammenarbeit mit den Integrationsagenturen in Essen ein Workshop im Rahmen des Projekts "QualiMo - Qualifizierung von Migrantenorganisationen in der Vereinsarbeit" zum Thema „Kassenbuch und Finanzen – Wie haben Vereine ihre Einnahmen und Ausgaben besser im Griff?“ statt.
Engagierte Vereinsvertreter*innen aus Essen kamen um 18:00 Uhr im WeBeyt - WirHaus in Essen-Altenessen zusammen, um sich praxisnah mit den Herausforderungen und Lösungen der Vereinsbuchhaltung auseinanderzusetzen.
Einblick in den Workshop-Ablauf
1. Begrüßung & Einführung
Nach einer Begrüßung durch Despina Paraskevoudi-Wilbert (Integrationsagentur des Diakoniewerkes Essen) und Oktay Sürücü (Essener Verbund der Immigrantenvereine e.V.) stellten sich die Teilnehmenden kurz vor. Anschließend wurden die Ziele des Workshops vorgestellt. Eine erste Abfrage zu den größten Herausforderungen im Finanzbereich zeigte, dass vor allem die rechtssichere Kassenführung, der Umgang mit Belegen und die Jahresabrechnung zentrale Themen sind.
2. Einstiegsrunde: Kostenpositionen im Verein
In einem gemeinsamen Austausch wurden die typischen Einnahmen- und Ausgabenquellen eines Vereins erarbeitet. Die Antworten wurden in verschiedene Kategorien geclustert, darunter:
- Einnahmen: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Fördermittel, Veranstaltungen
- Ausgaben: Verwaltungskosten, Mieten, Honorare, Materialkosten, Versicherungen
3. Grundlagen der Vereinsbuchhaltung
Ein zentraler Punkt des Workshops war die Vermittlung der rechtlichen Vorgaben für die Vereinsbuchhaltung:
- Die meisten gemeinnützigen Vereine dürfen eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen.
- Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig, korrekt und nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Wichtige Nachweise sind Belege, Kontoauszüge, Quittungen und eine saubere Kassenbuchführung.
- Zeitnahe Buchungen verhindern Fehler und erleichtern die Jahresabrechnung.
4. Bedeutung eines geordneten Kassenbuchs
Ein gut geführtes Kassenbuch sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit:
- Jede Buchung muss mit einem Beleg nachweisbar sein.
- Vereinsgelder dürfen nicht mit privaten Mitteln vermischt werden.
- Regelmäßige Kassenprüfungen sind essenziell, um Fehler und Unstimmigkeiten zu vermeiden.
- Digitale Tools wie Excel-Vorlagen oder spezielle Vereinssoftware können die Buchhaltung erheblich erleichtern.
5. Praxis: Einführung in das Kassenbuch
Die Teilnehmer*innen erhielten eine Muster-Kassenbuch-Vorlage, um sich mit den wichtigsten Elementen vertraut zu machen. Gemeinsam wurden typische Fehler und Optimierungsmöglichkeiten besprochen. Die Diskussion zeigte, dass viele Vereine bereits erste Strukturen haben, jedoch oft Unsicherheiten bestehen, wie eine rechtssichere Dokumentation aussehen sollte. Der Austausch über die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Vereinsstrukturen brachte wertvolle Erkenntnisse für den praktischen Einsatz mit sich.
6. Abschließende Fragerunde & Fazit
Zum Abschluss konnten offene Fragen geklärt werden. Das Feedback und die Resonanz zum Workshop war durchweg positiv – insbesondere die praxisnahen Beispiele und die direkte Anwendbarkeit wurden hervorgehoben. Die Teilnehmenden konnten wertvolle Erkenntnisse für ihre Vereinstätigkeit gewinnen.
Fazit & Ausblick
Der Workshop hat gezeigt, wie wichtig eine gut strukturierte und nachvollziehbare Kassenbuchführung für Vereine ist. Mit den erarbeiteten Vorlagen und dem gewonnenen Wissen sind die Teilnehmer*innen nun bestens gewappnet, um die Finanzverwaltung in ihrem Verein effizienter und sicherer zu gestalten.
Mit diesem Angebot wollen wir, der Essener Verbund der Immigrantenvereine e.V. und das Netzwerk Integrationsagenturen in Essen der Wohlfahrtsverbände, die Migrantenvereine vor Ort bei ihrer Vereinsarbeit unterstützen. Die Qualifizierungen bieten den Vereinen die Möglichkeit, ihre durch ehrenamtliche Tätigkeiten erworbenen Kompetenzen zu optimieren, ihre Potenziale weiter zu entwickeln und zu stärken sowie ihre Arbeit in der Öffentlichkeitsarbeit und im Vereinsmanagement qualitativ zu verbessern.
Wir bedanken uns herzlich bei allen Teilnehmenden für ihr Engagement und freuen uns auf die kommenden Veranstaltungen mit weiteren interessanten Themen!
migo - die digitale Mitgliederzeitschrift des Essener Verbundes der Immigrantenvereine e.V.
Der Essener Verbund der Immigrantenvereine e.V. freut sich, Ihnen migo - die neue digitale Mitgliederzeitschrift vorzustellen.
migo steht für „Migration - Integration - Gesellschaft - Oekonomie“ und damit für viele Themen in unserer heutigen Zeit. migo soll sowohl dazu beitragen, die Kommunikation unter den Mitgliedsvereinen zu verbessern, als auch viele interessierte Essenerinnen und Essener über die vielfältigen Angebote und Nachrichten aus unserer Stadt, aus unserem Land und der Bundesrepublik zu informieren.
migo erscheint monatsweise als Newsletter und wird Themen u.a. aus Wirtschaft, Recht, Sport, Bildung, Gesundheit, Nachrichten über Aktivitäten der Migrantenvereine, Berichte aus Rat und Politik und vieles mehr umfassen.
Der „Essener Verbund der Immigrantenvereine e.V.“ ist ein Dachverband aller gemeinnützigen Migrantenorganisationen in Essen. Seit der Gründung in 2000 ist er stetig gewachsen. Heute erreicht er eine Mitgliederzahl von über 70 Migrantenorganisationen aus über 20 Herkunftsländern. Von dieser Zusammenarbeit profitieren MitbürgerInnen ausländischer Herkunft in erster Linie, aber auch die Stadt und die gesamte Bevölkerung in Essen.
